Outlookの仕分けルールで受信者アドレスを指定したいのに、クライアントルールと表示されたり、サーバーが処理できない条件が含まれていると警告が出てモヤモヤしたことはありませんか？
そんな時に警告表示なしですっきり受信者アドレスを指定する方法をご紹介します。
クライアントルールはOutlookソフトが起動していないとメール振り分けが実行されなかったり、ほかのPCやスマートフォンとメールを同期している場合に、端末ごとに見え方が違ってしまうというデメリットがあるので、できれば全てサーバールールに揃えることをおすすめします。
やりたいこと
- メール仕分けルールで受信者のメールアドレスを条件に指定したい。
※ 自分が所属しているメーリングリスト宛てのメールなど
環境
- ソフト：Microsoft Outlook for Microsoft 365
※ 古いバージョンでも対応可
△やってしまいがちな設定とその表示例
- 1.Outlook仕分けルールを作成する際
- 2.自動仕分けウィザードのステップ1で「受信者のアドレスに特定の文字が含まれる場合」を選択。ステップ2でメールアドレスとフォルダーを指定。
- 3.上記の流れでルールの設定を完了しようとすると、警告メッセージが表示される。
- 4.作成したルールにも括弧付きで (クライアント ルール) が表示される。
- 5.さらに仕分けルールの適用をクリックする際もしつこく警告メッセージが表示される。
◎おすすめの設定例
メールヘッダーから宛先アドレスの記述を確認し、これを条件に設定します。少し手間をかけることで前項の警告メッセージを回避できます。
- 1.受信者のアドレスを指定したいメールを1度開く。※ 過去に受信したことがあるメールを対象にしています。
- 2.メッセージタブ ＞ タグ ＞ 右下の矢印アイコン（メッセージオプション）をクリックする。
- 3.プロパティ画面が開くので、「インターネットヘッダー」欄内をクリックし、カーソルを合わせてCtrl＋Aキーで欄内の文字をすべて選択し、さらにCtrl＋Cキーでコピーする。
- 4.メモ帳を起動し、上記でコピーした内容を貼り付ける。
- 5.受信者のメールアドレスを指定する「To: xxxx@xxxx.xx.xx」行、
または「Delivered-To: xxxx@xxxx.xx.xx」行を探し、コピーする。
※ Ctrl+Fキーで「To:」文字列を検索すると見つけやすいです。
- 6.自動仕分けウィザードのステップ1で「メッセージヘッダーに特定の文字が含まれる場合」を選択し、ステップ2で「特定の文字」をクリックする。
※ 「差出人のアドレスに特定の文字が含まれる場合」にもチェックを付けて複数条件にすると、より振り分けの精度が上がるのでおすすめです。
- 7.手順5でメールヘッダーからコピーした行を貼り付けて、追加、OKとクリックする。
- 8.ウィザードに従って設定を完了すると、クライアントルールや警告表示が解消される。
まとめ
実はこのおすすめ設定は宛先アドレスが固定されている場合に有効です。例えばいつもは宛先が1件なのに、複数件を指定して送られてくると条件から外れてしまい、フィルターに引っ掛からなくなる場合がありますのでご注意ください。（この場合も宛先アドレスの順番が固定されていれば、再設定することでフィルターを継続利用できます。）
私は職業柄、サポートしているシステムのアラートメールを毎日受信しておりまして、これが大抵固定の宛先アドレス（主にメーリングリスト）になっているため、受信者アドレスによるメール振り分け設定を重宝しています。
この記事がどなたかのお力になれたら幸いです。
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